A. PENANGANAN SURAT
1. Uraian dan Contoh
Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan
yang sangat mendasar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam
arti cara-cara penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya
merupakan pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan
mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul karena
yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati pekerjaan kantor
dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan
informasi.
Sepintas lalu memang pekerjaan penangan surat
sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam,
persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja
pengurusan surat-surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa
lembaran-lembaran kertas saja, tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah
masalah-masalah yang terkandung di dalam surat. Suatu surat yang ditujukan
kepada suatu instansi Pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang
bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan
tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu
mengurus sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi bukan hanya
mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya mengurus sebagian tugas-tugas
Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan surat yang baik, selain akan membawa
nama baik instansi dimaksud, tetapi juga akan menyangkut nama baik Pemerintah.
Sebaliknya bila pengurusan surat itu tidak baik, bukan saja mengakibatkan
penilaian tidak baik terhadap instansi itu, tapi lebih jauh dapat mengakibatkan
penilaian tidak baik terhadap Pemerintah.
Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan
mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya
tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak
baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi.
Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang
lugu tetapi sangat mendasar seperti tersebut di atas, telah terjawab. Dalam
kaitan ini pula maka penanganan surat perlu mendapat perhatian yang sewajarnya,
baik dari pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu instansi.
Mengingat
bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih mendalam, bagi
suatu instansi surat mempunyai fungsi :
1.
Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi);
2.
Sebagai bahan pembukti;
3.
Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan Iebih lanjut
dari suatu masalah;
4.
Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
5.
Sebagai sarana memperpendek jarak.
Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke
dalam penanganan surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan
surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari
pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar,
pengiriman surat sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan
bahwa awal proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan
su rat.
Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat
dilakukan dengan proses yang Iebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah
tenaga pelaksana yang Iebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang
besar, seperti instansi-instansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat
dilakukan karena akan mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat
Iebih jauh akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena
itu pada instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit
tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga
yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Nama unit
demikian, di masing-masing instansi tidak sama, ada yang menamakannya Bagian
Ekspedisi, Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian Umum, Bagian Penerimaan
Surat atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat keluar, di
instansi-instansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh
seorang kepala, didukung oleh sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang
diperlukan. Seperti halnya dalam hal penerimaan surat, nama unit yang menangani
pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari instansi lain; ada yang
menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya. Dengan
pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam penanganan dan
pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau arsip juga, terutama
arsip pasif, ditangani oleh unit tersendiri.
Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan
untuk menyiapkan surat jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh
masing-masing unit yang menangani masalah-masalah yang tertera dalam
masing-masing surat masuk.
Utuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat,
dalam uraian ini akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi,
mulai surat itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut
Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang
bersangkutan.
Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu
surat-surat masuk ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang
dikirim oleh
instansi
lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang
dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain.
B. PENGOLAHAN SURAT MASUK
Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang
diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk
sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada
sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian
Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1.
Penyortiran surat
Langkah
yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah
memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :
a.
Unit Organisasi
Surat-surat
dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi di mana surat itu ditujukan.
b.
Macamnya
Surat-surat
di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat
dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c.
Klasifikasinya
d.
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas
dikelompokkan menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa.
e.
Kualifikasinya
Selanjutnya
surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia.
f.
Urgensinya
Surat-surat
dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu
memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana
surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang
penyampaiannya harus didahulukan.
2.
Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di
atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul
dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya
dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja,
bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan
masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai
memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai
terpotong.
b. Sampul yang
tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat
yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu
dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja.
Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan
kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.
Saat ini
telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni
pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara
perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat
tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
3.
Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari
masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam
sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak
atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke sampulnya. Cara
yang baik, lakukanlah seperti berikut :
a.
Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang,
renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah
surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua
surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b.
Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua
sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.
Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah,
kemudian ambillah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul
telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.
4.
Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya,
kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya
atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung
kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada
lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih
dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul
surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat
harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya
diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani
masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada Iampirannya atau
tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila Iampirannya ini
ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa Iampirannya tidak sama. Demikian juga
bila surat terdiri Iebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai
terpisah antara lembar yang satu dengan lembar Iainnya.
5.
Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas,
selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi
masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda
KOLOM-KOLOM BUKU
AGENDA
Tgl. Peneri- maan Surat Masuk
|
Nomor
Urut Agenda |
Tgl. &
nomor Kode surat masuk |
Lampiran
|
Alamat Pengirim
|
Hal
|
Isi
Disposisi |
Ket.
|
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda
dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu
tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk
selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola
Baru, seperti Sekretariat Jenderal Dep. Keuangan sarana pencatatan untuk surat
penting berupa Kartu Kendall (KK); untuk surat biasa pada Lembar Pengantar
(LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu kendali akan tercatat
kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa yang memproses.
Contoh
Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini :
Masalah :
|
Kode
|
No. Urut
|
M
K
|
|
Perihal :
|
||||
Isi ringkasan :
|
||||
Lampiran :
|
||||
Dari
: Kepada
:
|
||||
Tanggal No. Urut
|
||||
Hubungan
-----------------------------------------------------
Arsip di
|
||||
Paraf :
Tanggal : |
||||
6.
Pembagian surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau
Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada
pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut.
Surat
untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk
pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas
atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi
pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris
pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku
ekspedisi.
Di Iingkungan Departemen Keuangan surat masuk ada yang
melalui Bagian Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata
Usaha dan ada yang Iangsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya Iangsung
kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II Departemen tidak
melalui Bagian Penerimaan Surat.
Berikut ini tats cara penanganan surat yang dilakukan
oleh Sekretaris pimpinan atau petugas/sekretaris pejabat, maka Iangkah-Iangkah
yang perlu dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unit-unit
terkait, terutama mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan, dan
penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan surat-surat biasa dan pengeluaran
surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun apabila surat
Iangsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor tersebut harus
mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran surat dari sampulnya
dilakukan oleh Sekretaris Pimpinan/Pejabat dengan cara-cara seperti tersebut di
atas.
1.
Pembukaan sampul Surat Rahasia
Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia
tidak dibuka oleh petugas penerimaan surat, tetapi Iangsung diteruskan kepada
pimpinan atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit organisasi
harus menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka surat rahasia, dan
penunjukannya itu harus dikaitkan dengan rahasia jabatan. Maksudnya tidak lain
agar kerahasiaan surat-surat itu tetap terjamin. Yang ditunjuk misalnya
sekretaris pimpinan atau petugas lain.
Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh
sekretaris pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga agar tidak
tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh yang tidak berhak.
Demikian juga surat rahasia yang disampaikan Iangsung
kepada pejabat unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang
bersangkutan dibuka dengan memperhatikan kerahasiaan surat tersebut.
Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya
sama dengan cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya.
2.
Pembacaan surat
Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian
Penerimaan Surat, selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan
(termasuk surat-surat rahasia yang baru dibuka), Pembacaan surat oleh
sekretaris pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah lampiran suratsurat
yang telah disebutkan dalam surat asli tidak terlepas. Di samping itu untuk
mengecek apakah tidak ada lembar surat yang terlepas. Perlu diketahui juga oleh
sekretaris pimpinan, apakah surat tersebut bersifat segera atau tidak. Apabila
surat itu bersifat segera, maka ia harus menempelkan/ membubuhkan tanda
"Segera". Selanjutnya ia harus menempelkan lembar disposisi yaitu
lembar yang dibuat secara khusus di mana pimpinan dapat menuliskan
petunjuk-petunjuk atau pengarahanpengarahan mengenai penyelesaian masalah yang
tercantum dalam surat.
Contoh
lembar disposisi adalah seperti di bawah ini :
LEMBAR DISPOSISI.
P B
R
|
|
Kode :
Masalah : |
Tanggal
Penyelesaian :
|
Perihal
:
|
|
Tgl.
No. :
|
|
Asal
:
|
|
INSTRUKSI/INFORMASI
|
Diteruskan kepada :
1.
2.
3.
|
P = Penting
B = Biasa
|
R = Rahasia
|
1.
Pencatatan surat
Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas,
selanjutnya suratsurat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern.
Seperti halnya pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus dicatat
dalam agenda tersendiri. Apabila telah digunakan Sistem Kearsipan Pola Baru,
surat-surat yang bersifat penting dicatat dalam Kartu Kendali (KK) dan
surat-surat biasa serta surat-surat rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar
(LP).
2.
Penyampaian surat
Setelah
surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya disampaikan kepada pimpinan
untuk memperoleh disposisi, Setelah pimpinan
memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan menyampaikan kepada
pejabat yang terkait dengan menggunakan buku ekspedisi untuk diproses Iebih
lanjut.
Apabila ada surat-surat yang Iangsung ditujukan secara
pribadi, surat itu Iangsung disampaikan kepada yang bersangkutan. Penyampaian
surat pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi atau lembar pengantar.
C. PENGOLAHAN SURAT KELUAR
Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan
prosedur seperti berikut :
1. Pengolahan
Surat oleh Pejabat Teknis
Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber
yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi
atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang
menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka
pelaksanaan tugas pokok.
Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan,
dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada
pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat.
Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus
menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila
menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan
oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis
harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan
bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan
disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah mengumpulkan
bahan-bahan untuk menyusun konsep surat jawaban. Langkah pertama yaitu
menginventarisir masalah yang ada kaitannya dengan hal yang tersebut dalam
surat. Setelah semua bahan/data terkumpul, kemudian diadakan pembahasan dalam
kaitannya dengan maksud surat. Setelah itu baru disusun konsep surat jawaban.
Apabila pejabat teknis tidak ingin menulis sendiri konsep surat, karena ia
ingin berkonsentrasi pada masalah yang akan dituangkan dalam surat, maka hal
ini dapat ditempuh melalui proses pendiktean yaitu ia mendiktekan dan stafnya
diminta untuk menulis pada kertas konsep. Namun saat ini kegiatan pendiktean
sangat jarang dilakukan, dengan meningkatnya kemampuan SDM di lingkungan
Departemen Keuangan. Setelah konsep itu selesai, kemudian diserahkan kepada
juru tik untuk diadakan pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu ditik pada
lembar konsep verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk membuat konsep
surat. Contoh konsep verbal, seperti tertera di sebelah ini :
Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda
(double folio) yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh
di atas dan bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin
tik biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep verbal.
Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya
disampaikan kepada pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh
koreksi. Bila semua ketikan sudah dinyatakan benar dan is sudah setuju, maka
pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya konsep surat
yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik (melalui sekretaris)
untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini merupakan konsep resmi dari
surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila diperlukan.
Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya
konsep pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi
dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi dan dilekatkan
kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler).
Surat
yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep verbal, dan
setelah pada bagian Nota diisi dan ditandatangani oleh pejabat teknis, kemudian
surat itu disampaikan kepada pimpinan untuk ditetapkan dan ditandatangani.
Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat
harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti
dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan
mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).
Net surat surat perlu diparaf oleh pejabat satu
tingkat di bawah pimpinan/ pejabat yang akan menandatangani surat (atasan
konseptor) dan apabila pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh
pimpinan.
Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada
unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi
(stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses
pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan
kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.
2.
Pengiriman Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga
biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini
berbeda-beda di Instansi yang satu dibanding dengan instansi Iainnya; ada yang
menamakannya Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian Umum, Subbagian
Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian tersebut kita namakan Bagian
Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang pejabat dan dilengkapi dengan
sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat (caraka) dan dilengkapi dengan sarana
yang memadai.
Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian
Ekspedisi, surat-surat diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah
sebagai berikut :
a.
Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani,
diberi nomor, tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah
lengkap.
b.
Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam
sampul surat.
c. Pada sampul surat
dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi,
dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi
tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan
sebagainya.
d. Untuk sampul surat
yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat
lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaian, dan cap keamanan. Selanjutnya sampul dimasukkan ke dalam sampul ke
dua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan. Dalam surat yang
tingkat keamanannya SR atau R, di lingkungan Departemen Keuangan umumnya untuk
menjaga kerahasiaan disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju oleh
pejabat yang bersangkutan tanpa menggunakan kurir.
e.
Perlu diperhatikan bahwa di lingkungan Departemen Keuangan semua arsip surat
keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan mengenai kearsipan.
Setelah surat itu Iengkap, maka sekarang siap untuk
dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan
melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.
Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat
juga dapat dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan
sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan
sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim
melalui cara ini.
3.
Asas-asas Tata Persuratan
Surat
dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas, agar surat itu
memenuhi syarat, yaitu :
a.
Asas Dayaguna dan Hasilguna
Penyelenggaraan
tata persuratan perlu dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi,
serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
b. Asas
Pembakuan
Di
atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi persyaratan baik
bentuknya, penandatanganannya, penomorannya, dan sebagainya. Dalam kaitan ini,
ketentuan mengenai tata cara dan bentuk persuratan harus digariskan secara
jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam
pelaksanaan pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga akan
membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja.
e. Asas
Pertanggungjawaban
Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas
merupakan wakil organisasi/instansi pembuatan surat yang memberikan informasi
kepada pihak lain tentang pendapat atau peraturan atau keputusan yang bertalian
dengan materi yang tertera di dalam surat. Oleh karena itu surat harus dapat
dipertanggungjawabkan baik dari segi isinya, formatnya maupun prosedur
pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahannya.
Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya
isinya harus sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan peraturan
yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya, kearsipan,
kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata cara yang berlaku dalam
instansi yang bersangkutan.
f. Asas Keterkaitan
Tata persuratan dalam suatu instansi berkaitan dengan
administrasi perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua kegiatan tata
persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tatalaksana
perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana kearsipan.
Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus
diperhatikan bahwa surat itu harus ada arsipnya.
g. Asas Kecepatan dan
Ketepatan
Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu
pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh
karena itu untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus
dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari
kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan
distribusi.
h. Asas Keamanan
Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut
tidak boleh dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para
petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan memberitahukan isi surat
tersebut kepada siapapun yang tidak berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini
biasa disebut rahasia jabatan.
Sumber : jumanta.com/download/doc_download/29-materi-kuliah-adm-perkantoran.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar