Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran

Suatu organisasi baik itu komersial maupun non komersial umumnya memiliki atau menggunakan suatu ruang/tempat sebagai pusat manajemen dalam menjalankan kegiatannya. Ruang atau tempat tersebut adalah kantor. Isilah kantor dalam bahasa Indonesia secara etimologi berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang artinya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Sedangkan dalam bahasa Inggris, kantor adalah “office”  yang berarti tempat memberikan pelayanan, ruang tempat kerja.

Pengertian kantor

Pengertian kantor dalam bahasa Indonesia adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Dengan demikian kantor merupakan bagian atau unit organisasi yang terdiri dari ruang/tempat, personil/staf, peralatan dan kegiatan manajemen atau ketatausahaan.

Padanan kata kantor adalah kamar kerja, balai, markas, dewan, dinas, gedung, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, pejabat, maktab, pos, stasiun.

Sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan tata usaha atau manajemen, kantor terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi serta prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima Informasi (to receive information), merekam dan menyimpan data-data serta informasi(to record information), mengatur Informasi (to arrange information), memberi Informasi (to give information) dan melindungi Aset (to safeguard assets).

Pengertian Manajemen Perkantoran

Seperti dijelaskan di atas bahwa kantor merupakan tempat penyelenggaraan manajemen, maka muncullah istilah manajemen perkantoran agar tujuan kantor dalam memberikan pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan dapat tercapai dengan baik.

Pengertian manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor, dalam menggerakkan semua unit yang ada agar mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan cara paling efisien. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way (J.C. Denyer, 1973).

Dengan kata lain, manajemen perkantoran diperlukan sebagai pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).

Beberapa ciri manajemen perkantoran modern dari segi fungsi, aktivitas dan sarana antara lain:

1. Organisasi didasarkan fungsi yang diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya
2. Pendelegasian tugas dibuat sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan di satu tangan
3. Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, pengaturan pekerjaan serta penyederhanaan kerja dan sistem.
4. Membantu pimpinan dalam menjalankan manajemen kepemimpinan masa kini.
5. Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.
6. Memiliki personil yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabilitas serta sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman.
7. Bekerja analitis, sistematis, rasional, terbuka dan demokratis
8. Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan jaman
9. Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang
10. Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure) untuk memudahkan pelaksanaannya
11. Bangunan dan tata ruang yang baik serta modern
12. Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat. 

Sumber : https://www.kanal.web.id/2016/08/pengertian-kantor-dan-manajemen.html

Pentingnya Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

- mengetik (typing)

- menghitung (calculating)

- memeriksa (checking)

- menyimpan warkat/arsip (filing)

- menelepon (telephoning)

- menggandakan (duplicating)

- mengirim surat (mailing)

- dan kegiatan lain

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

- Manajemen dan pengarahan

- Tata laksana/penyelenggaraan

- Pelaksana secara efisien

- Manajemen

- Pengawasan

- Pengendalian dan pengawasan

- Pengarahan dan pengawasan

- Pengarahan

- Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

- Pegawai

- Material perlengkapan

- Persayaratan

- Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

- Kepegawaian perkantoran (office personel)

- Metode perkantoran (office methods)

- Perlengkapan perkantoran (office equipment)

- Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)

- Biaya perkantoran (office costs)

- Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

- ruang perkantoran (office space)

- komunikasi (communications)

- kepegawaian kantor (office personnel)

- perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

- peralatan dan mesin (appliance and machine)

- perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)- metode (methods)- tata warkat (records)

- kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu:

- Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

- Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

- Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

- Membantu perusahaan memelihara persaingan.

- Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

- Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

- Pengadministrasian seluruh kegiatan

- Menginventarisasi peralatan kantor

- Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.

- Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Sumber : http://blogpengetahuandarifervina.blogspot.co.id/2012/01/manajemen-administrasi-perkantoran.html