A. PENANGANAN SURAT
1. Uraian dan Contoh
Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan
yang sangat mendasar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam
arti cara-cara penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya
merupakan pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan
mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul karena
yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati pekerjaan kantor
dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan
informasi.
Sepintas lalu memang pekerjaan penangan surat
sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam,
persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja
pengurusan surat-surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa
lembaran-lembaran kertas saja, tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah
masalah-masalah yang terkandung di dalam surat. Suatu surat yang ditujukan
kepada suatu instansi Pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang
bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan
tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu
mengurus sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi bukan hanya
mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya mengurus sebagian tugas-tugas
Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan surat yang baik, selain akan membawa
nama baik instansi dimaksud, tetapi juga akan menyangkut nama baik Pemerintah.
Sebaliknya bila pengurusan surat itu tidak baik, bukan saja mengakibatkan
penilaian tidak baik terhadap instansi itu, tapi lebih jauh dapat mengakibatkan
penilaian tidak baik terhadap Pemerintah.
Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan
mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya
tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak
baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi.
Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang
lugu tetapi sangat mendasar seperti tersebut di atas, telah terjawab. Dalam
kaitan ini pula maka penanganan surat perlu mendapat perhatian yang sewajarnya,
baik dari pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu instansi.
Mengingat
bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih mendalam, bagi
suatu instansi surat mempunyai fungsi :
1.
Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi);
2.
Sebagai bahan pembukti;
3.
Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan Iebih lanjut
dari suatu masalah;
4.
Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
5.
Sebagai sarana memperpendek jarak.
Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke
dalam penanganan surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan
surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari
pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar,
pengiriman surat sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan
bahwa awal proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan
su rat.
Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat
dilakukan dengan proses yang Iebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah
tenaga pelaksana yang Iebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang
besar, seperti instansi-instansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat
dilakukan karena akan mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat
Iebih jauh akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena
itu pada instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit
tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga
yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Nama unit
demikian, di masing-masing instansi tidak sama, ada yang menamakannya Bagian
Ekspedisi, Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian Umum, Bagian Penerimaan
Surat atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat keluar, di
instansi-instansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh
seorang kepala, didukung oleh sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang
diperlukan. Seperti halnya dalam hal penerimaan surat, nama unit yang menangani
pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari instansi lain; ada yang
menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya. Dengan
pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam penanganan dan
pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau arsip juga, terutama
arsip pasif, ditangani oleh unit tersendiri.
Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan
untuk menyiapkan surat jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh
masing-masing unit yang menangani masalah-masalah yang tertera dalam
masing-masing surat masuk.
Utuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat,
dalam uraian ini akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi,
mulai surat itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut
Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang
bersangkutan.
Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu
surat-surat masuk ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang
dikirim oleh
instansi
lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang
dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain.
