A. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT
Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari
suatu organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi
tersebut. Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi
kepada orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan sebagian
beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya).
Di lingkungan Departemen Keuangan wewenang dan
tanggung jawab tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3,
ada di tangan Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya
dilimpahkan kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II.
Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada
hakekatnya setiap surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani
oleh pimpinan tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Departemen Keuangan
harus ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi dalam prakteknya
perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya
Departemen Keuangan), hal ini tidak mungkin dilakukan karena jumlah pekerjaan
yang begitu besar.
Untuk
menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya pelimpahan
wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian dari kekuasaan
pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat membantu dalam
penandatanganan surat.
Kewenangan
untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di lingkungan Departemen
Keuangan sebagai berikut :
1. Sekretaris
Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala/Ketua Badan dapat memperoleh pelimpahan
wewenangan penandatanganan suratmenyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi
sesuai bidang masingmasing ;
2. Pimpinan unit
eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/ Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala
Pusat, Kepala Kanwil dapat memperoleh kewenangan penandatangan surat-menyurat
tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.
3. Pimpinan
unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena tugasnya otonom
dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat-menyurat tentang
pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
Tindakan
bawahan dengan menggunakan kekuasaan atas dasar pelimpahan wewenang biasa
dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan dalam hal penandatanganan surat ada
dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan untuk beliau (u.b.).
1.
Atas nama (a.n.)
Penggunaan
sebutan atas nama, dipakai apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada
bawahannya untuk menandatangani surat. Pelimpahan wewenang semacam ini harus
memenuhi ketentuan :
*
Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis;
*
Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi
tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
*
Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat
tetap ada di tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang;
*
Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua
tahap dihitung dari pelimpahan jenjang pertama;
Penggunaan
atas nama (a.n) dapat dilihat pada contoh di bawah ini :
a.n. Menteri Keuangan a.n.
Sekretaris Jenderal
Sekretaris Jenderal Kepala Biro......
Nama pejabat Nama Pejabat
NIP ………….. NIP
2.
Untuk beliau (u.b.)
Sebutan
untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan
kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya. Pelimpahan wewenang
semacam ini harus memenuhi ketentuan :
*
Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua
tingkat struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;
*
Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung
jawabnya;
*
Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk
sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili;
*
Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi
kuasa.
Penggunaan
untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini : a.n. Menteri
Keuangan
Direktur
Jenderal Pajak
u.b
Direktur..............................................
Nama pejabat NIP...................
B. CAP DINAS
Di
dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan dirumuskan bahwa yang
dimaksud dengan Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah yang berlaku di
lingkungan Departemen Keuangan. Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan
yang digunakan sebagai lambang jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah
pengukuhan keresmian tanda tangan pejabat yang secara formil mengeluarkan atau
mengesahkan/menandatangani surat/dokumen atau untuk mengukuhkan keresmian
kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap Dinas ada dua macam
yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi.
Di lingkungan Departemen Keuangan ditetapkan
pejabat-pejabat yang boleh menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para
pejabat eselon I, para pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II
yang karena sifat, tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom
serta diberi hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar.
Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap pimpinan
unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit
kerjanya masing-masing.
Cap
jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari pejabat
yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang
bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj).
Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut
nama instansi atau unit organisasi yang bersangkutan.
Cap
instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan :
1.
Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.)
2.
Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara
(Pjs.)
3.
Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk
menandatangani naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai
ketentuan yang berlaku ;
4.
Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap
dinas dalam rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya.
5.
Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap
dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan
surat-menyurat keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan
ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya masing-masing.
Contoh
Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan :
Keterangan
:
1.
Bentuk surat setengah lurus (semi block).
2.
Kop surat, berisi logo Departemen Keuangan, nama,
kedudukan, dan alamat instansi yang diatur dalam peraturan Menteri Keuangan
Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005. Tulisan Departemen Keuangan
Republik Indonesia menggunakan huruf anal 13, nama eselon I dan II menggunakan
huruf anal 11, alamat instansi menggunakan huruf anal 7.
3.
Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului
oleh kota, karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama
bulan tidak boleh menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap.
4.
Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Gads
miring dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Naskah
surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan menggunakan kode S dalam penomorannya.
Contoh penomoran surat : S- ..../SJ.2/
.....
(S) : Kode Jenis Naskah Dinas 
( ....) : Diisi Nomor Urut Agenda
(SJ.2) : Kode Unit Konseptor (Biro Kepegawaian) 
(
.....) : Diisi Tahun berjalan
Contoh
kode naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan, sebagaimana lampiran 1 dan
2 modul ini.
5.
Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya
Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan
klasifikasi surat menurut pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau
Biasa.
6. Lampiran, ditulis
lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan nama barang yang
dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah dengan
huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Contoh : Lampiran : 17
berkas
7.
Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat,
ditulis sesingkat mungkin , menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata
tidak diakhiri dengan tanda baca titik serta tidak perlu garis bawah.
Untuk nomor, sifat
dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran Lampiran hanya
ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran tidak perlu ditulis.
8.
Alamat Surat
a.
Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kin surat, di
bawah hal.
b.
Alamat yang dituju cukup dengan kata "Yth"
diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan
apabila diikuti nama orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar Iangsung
nama yang dituju.
Contoh : Yth. Menteri Keuangan
Yth. Bapak Noor Fuad
Yth. Drs. Tony Rooswiyanto, M.Sc.
Penulisan kata jalan pada alamat tidak
disingkat, nama jalan, kota ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata.
Sebelum nama kota tidak diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan
tanpa tanda baca apapun.
Contoh :
Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan
Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4
Jakarta
9.
Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea pembuka,
alinea isi, dan alinea penutup.
a.
Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan
tujuan surat;
b.
Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan
surat;
c. Alinea penutup, berisi uraian penutup
surat.
10. Kaki Surat
a. Nama Jabatan
Nama jabatan
penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa
diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis Iengkap karena
unit organisasi sudah dicantumkan Iengkap pada kop surat;
b. Tanda tangan
pejabat;
c. Nama Iengkap penandatanganan surat tanpa gelar,
ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca
apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai
disingkat NIP tanpa tanda titik.
Contoh :
Kepala Badan
Noor Fuad
NIP 060035183
11.
Tembusan
Kata tembusan
diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan
kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai
laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr hanya digunakan apabila diikuti
nama orang. Apabila menggunakan gelar Iangsung diikuti nama orang.
Contoh :
Tembusan :
1. Menteri Keuangan;
Tembusan :
Bapak Jusuf Anwar.
atau
Tembusan :
Dra. Puji Handayani, M.M.
Contoh
Bentuk Nota Dinas di lingkungan Departemen Keuangan:
Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di
lingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau
permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas
yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab
dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota Dinas tidak boleh digunakan
untuk membuat keputusan mutasi pegawai.
Contoh
:
- nota
dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I;
- nota
dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah;
- nota
dinas di lingkungan Kantor Pelayanan.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Departemen Keuangan
berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/ 2005 Tanggal 6
September 2005, sebagai berikut :
Media/Sarana
Surat-Menyurat
Kertas
yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan adalah :
a.
Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS
maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan
dokumen pelaporan.
b.
Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat
dinas, pengumuman, pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya
menggunakan kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27
x 11,69 inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran
A3 (297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x
330 mm).
c.
Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
·
Nota Dinas
Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27
x 11,69 inci.
·
Memo
Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm)
atau 6,38 x 9,02 inci.
d.
Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
· Laporan, baik
dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4 (210 x 297 mm) atau
8,27 x 11,69 inci.
· Produk Hukum,
misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat Perjanjian dengan
menggunakan kertas ukuran folio.
· Warna kertas putih
dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas asli,
sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas, apabila
dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas
doorslag, apabila dengan mesin komputer tembusan dibuat dengan kertas biasa
menggunakan mesin fotokopi.
Tipe
Huruf
Tipe
huruf yang digunakan adalah:
a. Untuk yang
menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah menggunakan huruf pica;
b. Untuk komputer
menggunakan jenis huruf Mal dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan 13 sesuai dengan
ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda.
Penggandaan
a. Penggandaan surat
dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dan jumlah yang
digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju dan untuk arsip.
b. Penggandaan surat
hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
c. Cap dinas
dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi).
d. Penggandaan surat
keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan sangat segera harus
didahulukan.
e. Penggandaan surat
keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan
ketat.
f.
Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar
penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku.
Sumber : jumanta.com/download/doc_download/29-materi-kuliah-adm-perkantoran.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar