A. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering
diartikan dalam dua macam pengertian yaitu dalam arti luas dan dalam arti
sempit. Menurut The Liang Gie, administrasi dalam arti luas diterjemahkan
sebagai keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja sama
untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Perumusan demikian
didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap instansi/kantor selalu ada dua
jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Dalam arti
sempit, administrasi dirumuskan sebagai pencatatan keterangan-keterangan secara
tertulis. Keteranganketerangan tersebut selain dapat digunakan untuk keperluan
sehari-hari, tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa yang akan
datang. Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha.
Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian
kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Namun kadang-kadang istilah administrasi dengan manajemen sering tidak
dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan.
1. ORGANISASI
Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada
organisasi baik organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam
kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa organisasi diperlukan?
Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat mengerjakan gagasan, ide tanpa
bantuan orang lain. Organisasi dirasakan mutlak karena merupakan wadah atau
kerangka kerja sama antarmanusia untuk mencapai tujuan. Secara sederhana
organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja
secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang
telah disetujui bersama.
Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur
organisasi adalah : kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan
susunan hierarkhi.
3. KANTOR
Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar
percakapan seseorang yang menggunakan kata kantor, seakan-akan kita
sudah memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya ada
satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan dengan
cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti,
tergantung
kepada kalimat yang diucapkan oleh sipembicara. Untuk Iebih jelasnya kita
perhatikan kalimat-kalimat berikut yang semuanya menggunakan kata kantor.
Pemuda A mengatakan : "Kantor itu tidak baik, masa lamaran sudah
disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab". Bapak B
mengatakan : "Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus
minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor".
Bapak C berkata kepada anaknya : "Kantormu bagus, berdinding
kaca, tingkat 20 dan memakai tangga berjalan ".
Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : "
Sebaiknya Bapak datang lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala
PUSDIKLAT sedang tidak ada di kantor ". Seorang pegawai E dari
suatu perusahaan swasta berkata kepada temannya : " Agar kamu dapat
mengetahui apakah usulan cuti kamu disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada
temanmu atau Iangsung ke kantor Sekretariat". Seorang pegawai F
setelah ditanya oleh teman sekerjanya menjawab : " Saya tugas ke New York
bersama Bapak Dawam selama dua minggu, dibiayai kantor ".
Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada
kalimat-kalimat di atas mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor
oleh pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak baik
karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab sampai saat
ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi yang dimaksud orang
kantor adalah seorang pejabat. Lain halnya yang dimaksudkan oleh pembicara C,
kantor yang dimaksudkannya adalah gedung tempat anaknya bekerja. Yang
dimaksudkan oleh sekretaris D, kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT,
karena itu ia menyarankan kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang
yang mungkin menurut jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3 tersebut
Kepala PUSDIKLAT akan ada di ruangan kerjanya. Berbeda dengan yang dimaksudkan
sekretaris D, kantor yang dimaksudkan pegawai E adalah salah satu unit kerja di
perusahaan di mana ia bekerja; jadi yang dimaksudkannya adalah bagian
Sekretariat. Kantor yang dimaksudkan pegawai F, bukan bagian Sekretariat, tapi
instansi atau perusahaan di mana ia dan Pak Dawam bekerja.
Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat
mengetahui enam macam pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung
tempat bekerja, ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan
usaha. Oleh karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan
kantor oleh seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata
kantor itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya.
Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang
baru, karena para ahli di bidang administrasi perkantoranpun dalam perumusan
yang dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai pengertian
kantor.
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan
bahwa kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan
administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan
administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang
penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W. Howard
& Edward Masonbrink mengemukakan : Kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai
dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.
Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini
adalah pengertian yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan
Edward Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan
proses penanganan informasi tersebut.
4. PEKERJAAN KANTOR
Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih
memperluas wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti
halnya pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat merujuk
kepada rumusan yang dikemukakan oleh para ahli.
William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson,
mengemukakan pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari
badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat itu mungkin merupakan
sejarah daripada pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan
oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian,
surat-surat pesanan, daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwaljadwal,
laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor
meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan.
Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan
pengertian yang persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan
kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan
informasi/keterangan-keterangan balk informasi itu berupa lisan atau sudah
berbentuk warkat-warkat. Secara definitif yang dimaksud dengan keterangan
adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui
pembacaan atau pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan
tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk
keperluan membantu ingatan. Yang dimaksud dengan
keterangan
dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua keterangan dan informasi dari
instansi yang bersangkutan, demikian juga warkat yang dimaksud adalah catatan
tertulis atau bergambar atau rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi
tersebut.
Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat
dari kegiatannya dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulismenulis
misalnya penanganan surat masuk, penanganan surat keluar (korespondensi),
penghitungan dan pembuatan laporan, sedangkan pekerjaan yang bukan
tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat, penggandaan surat dinas,
penyimpanan surat, pelayanan telepon, penerimaan tamu, penataan ruang kantor,
penataan Iingkungan kantor.
5. MANAJEMEN PERKANTORAN
Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran
perlu direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang
terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan
sebaik-baiknya agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry,
Manajemen Perkantoran adalah "Controlling and organizing of office work,
and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective.
It deals with the life cycle of business information and retention if of
permanent value, of destruction if obsolete" (Manajemen Perkantoran adalah
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta
menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuantujuan yang telah
ditentukan Iebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan
keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran,
dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Menurut The Liang Gie "Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal". Dengan demikian maka
pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang
bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.
B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI
Secara
garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis pekerjaan/tugas yakni:
1. Tugas pokok disebut juga kegiatan
substantif/operatif, yakni kegiatankegiatan yang secara langsung mengenai
tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan organisasi,
maka tugas pokok masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya
pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian
tugas Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk bea
dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan
oleh Menteri Keuangan, akan berbeda dengan pekerjaan pokok unit lain di
lingkungan Departemen Keuangan. Dengan demikian maka tugas pokok tidak lain
adalah pekerjaan yang menurut surat keputusan mengenai tugas pokok, fungsi
harus dilaksanakan.
2. Tugas
Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan
dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya
penanganan pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga
pekerjaan perkantoran. Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit
sama.
C. PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan
salah satu asas dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh
instansi-instansi Pemerintah maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu
asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran.
1.
Asas Sentralisasi
Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor
ditangani oleh unit tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit
lainnya hanya difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi.
Asas
sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor,
diantaranya adalah :
a.
Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan;
b.
Pengawasan mudah dilakukan;
c.
Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat
dihemat;
d.
Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian
secara lebih merata;
e.
Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang
lebih luwes.
Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi
di sisi lain mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu dalam
hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan tersebut perlu
mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak menimbulkan kesulitan-kesulitan
dalam pelaksanaan pekerjaan. Kelemahan-kelemahan dimaksud antara lain adalah :
a.
Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak
pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana
diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat dari
keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akan mengalami kelambatan.
b.
Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami
kebutuhan khusus unit lainnya yang justru merupakan kebutuhan yang memperlancar
pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila
c.
hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang
bersangkutan akan mengalami hambatan.
d.
Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai
kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan
unit lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu yang seharusnya unit
ini melayani unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.
Kegiatan perkantoran di lingkungan Departemen Keuangan
yang disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk, penerimaan
tamu, penataan lingkungan kantor, walaupun ada pula unit yang menggunakan asas
desentralisasi untuk kegiatan tersebut.
2.
Asas Desentralisasi
Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini
yaitu setiap unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk
mengelola pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat
mempunyai Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas mengurus
kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan, penggandaan, dan
sebagainya.
Penggunaan
asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu :
a.
Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi
instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.
b.
Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi
unit-unit yang bersangkutan.
c.
Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti
biasa terjadi pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan.
Seperti halnya asas sentralisasi, asas
desentralisasipun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain adalah :
a.
Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan
peralatan kantor yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi
yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin fotokopi
lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya kapasitas mesin fotokopi
tersebut tidak digunakan secara penuh;
b.
Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan
peralatan kantor;
c.
Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar
untuk keperluan pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya jenjang
birokrasi juga akan menambah sulitnya pengawasan. Kegiatan perkantoran yang
didesentralisasikan misalnya penanganan surat keluar mulai dari mengonsep surat
sampai surat tersebut siap dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di
unit organisasi yang pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi
tersebut masih belum luas.
3.
Asas Campuran
Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan
di atas, maka dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan
perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang sifatnya
memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung banyak kerawanan,
dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan kantor yang
sifatnya umum dilakukan dengan menggunakan asas desentralisasi, hal ini
biasanya dilakukan oleh organisasi yang belum luas.
Kegiatan
perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya :
a.
Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar
instansi (ekstern) dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit
organisasi menggunakan pesawat intern.
b.
Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang in aktif
dipusatkan di unit pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang
aktif dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut.
Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas
pengorganisasian pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya
sebaikbaiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan
kelemahan-kelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah satu asas
akan dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan kebaikan-kebaikan asas yang
lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas pekerjaan, taraf perkembangan, dan
tingkat kebutuhan suatu instansi. Pada instansi yang sudah berkembang biasanya
lebih tepat digunakan asas campuran. Walapun demikian akhirnya penentuan asas
yang akan dipakai secara logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu
secara teknis dapat dilaksanakan dan secara ekonomis dapat dipertanggung-jawabkan.
D. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen
perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan
(mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu
hal. Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor sesuai
dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, maka harus
disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Istilah moden dalam kamus
besar bahasa Indonesia adalah "terbaru", "mutakhir",
"terkini", "sikap dan cars berpikir serta bertindak sesuai
dengan tuntutan zaman". Dengan demikian maka pengertian manajemen
perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern.
Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat
penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi
tersebut.
Istilah
modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data/informasi yang
modern, antara lainnya dicirikan dengan :
1.
Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi
adalah pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan
cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
2.
Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas,
sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah
yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa is harus bertanggung
jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang
pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
3.
Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran
dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).
4.
Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang
demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk
kegiatan perkantoran harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan
output tersebut harus fungsi (outcome).
Dalam
kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem komputer, akan
mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi dalam hal kecepatan,
kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian dengan semakin
modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses,
sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan
kantor yang menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang
masuk yang dapat mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi. Misalnya pada saat
pemilu tanggal 5 April 2004, adanya virus yang mengacaukan sistem informasi
pemilu, sehingga lambang-lambang partai berubah. Oleh karena itu perlu
diperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan
atau kesalahan salah satu alat dapat mengganggu keseluruhan sistem, dan akan
mengganggu seluruh pekerjaan kantor.
2.2. RANGKUMAN
Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas
administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang
atau lebih, menurut cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan
sebelumnya. Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai ata usaha yakni
rangkaian kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam usaha kerja sama. Dengan demikian maka Tata Usaha merupakan
unsur administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan bagian dari
administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi adalah
sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal berdasarkan tata
tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama.
Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan
pembicaraan antara lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat
bekerja, ruangan kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor
dalam modul ini adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
dan proses penanganan informasi.
Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada
kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan
tugas-tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari
pekerjaan tulismenulis dan bukan tulis-menulis. Untuk mengorganisasikan
pekerjaan kantor ada 3 asas, yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran.
Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan
menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern
yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data /informasi yang modern,
yang antara lainnya dicirikan dengan adanya :
1.
Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi
adalah pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan
cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman;
2.
Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang
jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas
apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa is harus
bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus
dihasilkan oleh pegawai.
3.
Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran
dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).
4.
Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang
demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.
Sumber : jumanta.com/download/doc_download/29-materi-kuliah-adm-perkantoran.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar